1. Informatie opvragen via ongestructureerde kanalen

Veel accountants gebruiken een mix van e-mails, telefoontjes en zelfs WhatsApp-berichten om documenten en gegevens bij klanten op te vragen. Dit zorgt voor een enorme versnippering van informatie. Waar stond dat ene document ook alweer? Had de klant nu wel of niet geantwoord? Dit gebrek aan structuur leidt tot onnodige vertragingen, dubbel werk en een verhoogd risico op fouten.

En accountants, neem alsjeblieft afscheid van het uitvragen per mail. Daarmee snijd je jezelf echt in de vingers. Als kantoor moet je er echt scherp op zijn dat medewerkers olifantenpaadjes nemen. Veiligheid moet hoog op de agenda staan. Vaak kiezen medewerkers vaak om te mailen, want dat is makkelijk. Bied ze dus iets wat net zo makkelijk is (side note: veel makkelijker) om informatie op te vragen bij de klant.

• Zo los je het op

Kies voor één communicatiekanaal. Via dat kanaal moet alle communicatie met klanten en medewerkers verlopen. Documenten en verzoeken moeten hier ook gedeeld worden. Hiermee creëer je een vaste structuur voor het uitvragen van informatie. En zorg ervoor dat het veilig en overzichtelijk gebeurt. Gebruik je verschillende kanalen? Dan is het tijd voor heropvoeding van klanten. Benadruk het belang en vraag zelf alleen iets op via het portaal. Krijg je het toch toegezonden per mail? Maak hier dan een opmerking over.

2. Onduidelijke of te algemene vragen stellen

“Kun je even de cijfers aanleveren?” of “Graag de documenten voor de aangifte opsturen.” – dit soort vage verzoeken leiden vaak tot misverstanden. De klant weet niet precies wat er verwacht wordt en stuurt ofwel te weinig, of juist een overdaad aan irrelevante informatie. En maak het alsjeblieft zo makkelijk mogelijk voor de ondernemer. Iets wat voor jou heel duidelijk lijkt, is niet per se voor de klant duidelijk.

• Zo los je het op

Wees concreet over de informatie die je opvraagt. Het moet niet zo zijn dat je vragen krijgt van de ondernemer als “Wat bedoel je hiermee?” of “Waar kan ik dit vinden?”. Wees duidelijk in je vraagstelling. Merk je dat het voor meerdere klanten onduidelijk is wat je bedoelt met een specifieke vraag? Zorg er dan voor dat je een duidelijke toelichting meestuurt. Of verwerk het direct in een digitale vragenlijst.

3. Geen automatische opvolging of reminders

Veel accountants vertrouwen op handmatige opvolging: een losse e-mail hier, een telefoontje daar. Het gevolg? Klanten vergeten te reageren en deadlines worden onnodig uitgesteld. En dan moet je natuurlijk überhaupt nog de reminder sturen. Zeker als er nog bepaalde informatie ontbreekt.

• Zo los je het op

Automatiseer je opvolging. Het klinkt als een open deur. Maar toch zien we het in de praktijk vaak dat dit juist niet geautomatiseerd is. Heb je al een overzicht met welke klanten nog niets hebben aangeleverd? Dan ben je al op de goede weg. Stuur je automatische reminders na een x aantal dagen? Dan heb je het nog beter voor elkaar. Kies je ervoor om informatie uit te vragen via een portaal? Zorg er dan voor dat je makkelijk reminders kan sturen.

4. Gebrek aan inzicht en overzicht

Wie heeft wat al aangeleverd? Welke klant loopt achter? Zonder goed overzicht kunnen accountants tijd verliezen aan het handmatig bijhouden van de status van openstaande verzoeken. Dit leidt niet alleen tot frustratie, maar kan ook impact hebben op deadlines. En hoe vaak gebeurt het dat je een document ontvangt, maar pas later ontdekt dat er essentiële gegevens ontbreken? Dit betekent extra terugkoppeling en vertraging. Daar heb je absoluut geen zin in. Zeker niet tijdens piekmomenten zoals in het jaarrekeningen seizoen.

• Zo los je het op

Heb jij nog geen overzicht in de status van een uitvraag? Dan loop je echt achter de feiten aan. Zorg dat je een real-time dashboard hebt waarin je ziet welke verzoeken openstaan, wat is aangeleverd en waar actie nodig. Een goed portaal biedt dit inzicht automatisch.  Het handmatig bijhouden in een software of spreadsheets is echt een no-go. Dit kost je zoveel tijd. Echt zonde. Bovendien helpt het je om ontbrekende of onvolledige documenten meteen te signaleren en op te volgen. Dit voorkomt onnodige vertragingen en maakt het hele proces een stuk beheersbaarder – juist wanneer de druk hoog is.

5. Voor elke klant wat anders uitvragen

Binnen veel accountantskantoren heeft elke medewerker zijn eigen manier van informatie uitvragen. De één gebruikt e-mail, de ander Teams, en de andere werkt met losse Excel-sheets. Dit gebrek aan structuur zorgt voor inconsistentie, inefficiëntie en bijvoorbeeld voor problemen bij de overdracht van werk. Wanneer een collega uitvalt of een klant naar een andere medewerker gaat, is het onduidelijk welke gegevens al zijn opgevraagd en wat nog ontbreekt.

• Zo los je het op

Standaardiseer het uitvraagproces binnen je kantoor. Werk met vaste templates per type opdracht – of het nu gaat om een btw-aangifte, jaarrekening of klantonboarding. Zo weet elke medewerker precies welke informatie nodig is, in welke volgorde en via welk kanaal. Dit zorgt niet alleen voor meer consistentie richting de klant, maar maakt het werk ook makkelijker overdraagbaar binnen het team. Kies voor een systeem waarin je deze standaardprocessen kunt vastleggen. Zo voorkom je dat iedereen het wiel opnieuw uitvindt.

Kies het juiste klantportaal

Wil je écht afrekenen met de 5 bovenstaande fouten? Dan is een goed klantportaal onmisbaar. Let daarbij op een aantal cruciale criteria: het portaal moet veilig zijn, gebruiksvriendelijk voor zowel klant als medewerker, volledig te integreren met je huidige systemen en ondersteunen bij het standaardiseren én automatiseren van processen. Ook is het belangrijk dat je realtime inzicht hebt in statussen, openstaande acties en documentstromen.

PinkWeb is speciaal ontwikkeld voor accountants en sluit naadloos aan op de werkwijze binnen jouw kantoor. Benieuwd hoe PinkWeb jouw accountantskantoor ondersteunt bij het gestructureerd uitvragen en verzamelen van klantdata?

Eenvoudig klantdata uitvragen en verzamelen met PinkWeb