Handmatig informatie verzamelen is niet meer van deze tijd

Het verzamelen van informatie bij klanten is nodig voor het verwerken van bijvoorbeeld de jaarrekening, de btw-aangifte of bij het onboarden van een nieuwe klant. Accountants en administratiekantoren zijn afhankelijk van de input van hun klanten. Dat verhoogt de kans op fouten. Vaak moeten accountants via verschillende kanalen zoals e-mail, Teams of WhatsApp achter ontbrekende gegevens aan. Het is een uitdaging om alle opgevraagde documenten en antwoorden overzichtelijk te bewaren en terug te vinden wanneer nodig. De kans op fouten, tijdverlies en verlies van documenten wordt alleen maar hoger.

De oude manier van informatie verzamelen

Het opvragen van documenten via e-mail, telefoon of appjes behoort tot het verleden. Zeker tijdens drukke periodes wil je als accountant niet ook nog je klanten voortdurend moeten herinneren aan ontbrekende stukken. Handmatig informatie opvragen en beheren brengt namelijk de volgende nadelen met zich mee:

• Uit een rapport van McKinsey blijkt dat medewerkers gemiddeld 1,8 uur per dag besteden aan het zoeken en verzamelen van informatie. Dat komt neer op meer dan 9 uur per week.
• Cijfers van Business.com tonen aan dat bedrijven 21% aan productiviteit verliezen door inefficiënt databeheer.
• 48% van de medewerkers geeft aan dat moeilijk is om snel documenten te vinden en te beheren, blijkt uit onderzoek van Adobe.

Zo verzamelen accountants efficiënt informatie

Met PinkWeb Uitvragen wordt het proces van informatie opvragen en verwerken gestroomlijnd. De tool biedt accountants een efficiënte manier om vragenlijsten en documenten te verzamelen en beheren. Dit levert voordelen op voor verschillende workflows zoals de jaarrekening, inkomstenbelasting of onboarden van nieuwe klanten. “Een van de belangrijkste voordelen is zonder twijfel de efficiëntie. In plaats van handmatig informatie op te vragen via e-mails of telefoontjes, kunnen accountants met PinkWeb Uitvragen geautomatiseerd en gestructureerd documenten verzamelen. Dit bespaart enorm veel tijd en vermindert de kans op fouten.” geeft Lycke Runeman aan.

“Het systeem biedt een duidelijk overzicht van welke uitvragen openstaan en bij welke klant. Hierdoor kunnen accountants eenvoudig opvolging geven zonder dat klanten worden overspoeld met losse verzoeken.” benadrukt Lycke. “Ook de audit trail is inzichtelijk, waardoor het altijd duidelijk is welke informatie al is uitgevraagd en ontvangen.” Met PinkWeb Uitvragen kan je filteren op de status van aanvragen. Zo heb je in één keer inzichtelijk bij wie er nog uitvraag verzoeken openstaan. Dit biedt accountants zekerheid en voorkomt discussies over ontbrekende informatie of deadlines.

Breng eerst structuur aan

PinkWeb heeft sjablonen opgesteld zodat jij eenvoudig van start kunt gaan met het gestructureerd verzamelen van informatie. De sjablonen zijn opgedeeld in segmenten voor een logische en eenvoudige navigatie in een vragenlijst. Lycke Runeman: “Ik zou ze adviseren om eens kritisch te kijken naar hoeveel tijd en moeite ze kwijt zijn aan het huidige proces. Veel accountants realiseren zich pas hoe inefficiënt hun workflow is als ze overstappen op een geautomatiseerde oplossing.”

Met PinkWeb Uitvragen kunnen ze niet alleen tijd besparen, maar ook de samenwerking met hun klanten verbeteren en de kwaliteit van hun dienstverlening verhogen. Klanten ontvangen een e-mailnotificatie zodra een nieuwe uitvraag klaarstaat. Zodra een klant een formulier heeft ingevuld, ontvangt de accountant hiervan een melding. Je hoeft niet handmatig te controleren of alles volledig is aangeleverd. Dat scheelt tijd en zo kan je snel verder met de verwerking.

Wil jij meer weten over het efficiënter en gemakkelijker uitvragen van informatie aan klanten met PinkWeb Uitvragen? Lycke laat het je graag zien!