‘Bijblijven betekent nadenken over de toekomst’

Lean en mean werkprocessen

Binnen KroeseWevers zijn volgens Postma en Bodde twee dingen enorm in beweging. ‘Allereerst het automatiseren van werkprocessen’, aldus Postma. ‘Dat betekent digitaliseren, maar ook opnieuw kijken naar hoe processen zijn ingericht. Zijn ze lean en mean? Kunnen we ze toespitsen op wat echt noodzakelijk is? Alles wat overbodig is in werkprocessen willen we zoveel mogelijk schrappen.’

Waarom? Simpel, zegt Postma. ‘Je wilt resultaten sneller bij de klant hebben. De doorlooptijd van een jaarrekening met aangifte is bijvoorbeeld al enorm teruggebracht. Dat betekent wel dat afdelingen steeds meer met elkaar moeten samenwerken. Accountant en fiscalist zitten al vaker gezamenlijk met de klant aan tafel. Verder wordt de informatieaanlevering en samenwerking met de klant heel anders. Iets waar je goed op kunt inspelen met software als Client Online.’

Zoveel mogelijk in Client Online

Bodde: ‘We zijn druk bezig met de herinrichting van practice management. Dat betekent dat je interne organisatie in feite op de kop gaat en we zoeken naar passende nieuwe oplossingen. Te meer omdat die oplossingen steeds opener zijn. Dat wil zeggen dat er meer communicatie plaatsvindt tussen het ene pakket en het andere pakket. Hieromheen pas je je organisatie aan.’

Met de digitalisering en invoering van de digitale ondertekening betekent dit bijvoorbeeld dat veel zaken niet meer via het secretariaat gaan. ‘In plaats daarvan wordt direct met klanten gecommuniceerd via de online omgeving Client Online. Dat is een enorme efficiencyslag. En we merken dat onze accountants heel enthousiast zijn wanneer ze op die manier een jaarrekening de deur uit weten te krijgen. Op fiscale aangiftepraktijken heeft het ook grote impact. Eerder moest een secretariaat die aangifte op papier krijgen, versturen naar de klant, een accordering zien te krijgen et cetera. Dat is nu zo’n verschil. Het secretariaat komt er helemaal niet meer aan te pas.’

Het is met vallen en opstaan gegaan, maar inmiddels is KroeseWevers zover dat alle procedures via Client Online lopen. ‘Denk aan publicaties, de IB-aangifte, de VPB-aangifte, de OB-aangifte, kredietrapportages. We zijn behoorlijk ver en daarmee beweeg je je klanten om aan te sluiten op je platform. Ze willen eigenlijk niet eens meer zonder.’

De voordelen voor de klant

Het aansluiten van klanten op het portaal bleek in eerste instantie namelijk nog wel een uitdaging. Postma: ‘Het moeilijkste is om klanten duidelijk te maken wat voor hen voordelen zijn. Onze klanten zijn MKB-bedrijven die willen worden ontzorgd. Ze willen niet iedere maand een OB-aangifte goedkeuren of met de jaarrekening bezig. Dat is noodzakelijk kwaad. Veel liever zijn ze bezig met hoe de komende jaren eruit gaan zien. Wat is de prognose? En dat is de kracht van Client Online. We maken het administratief- en communicatieproces zo kort mogelijk, zodat we tijd hebben voor de klant, prognoses en benchmarking. Een mooie tool waarmee wij die voordelen hebben laten zien, was in kaart brengen hoe processen er nu uitzien en hoe dat kan met Client Online. Dat werkte goed.’

Een bijkomend voordeel is volgens Bodde het online dossier. ‘Klanten hebben zelf toegang tot hun documenten. Ze kunnen daar ook stukken in uploaden, zoals oprichtingsaktes, uittreksels van de KVK, huurcontracten, noem maar op. Documenten worden dan netjes in het dossier bewaard en de klant kan er altijd bij.’

In de toekomst wil KroeseWevers nog verder gaan, zegt Postma. ‘We willen uiteindelijk één online plek aanbieden waar klanten al onze diensten kunnen afnemen. Dat ze met een klik op de knop gelijk naar de salaris- of financiële administratie toe kunnen. Of een stukje bedrijfsinformatie, waarvan de klant een deel direct terugziet in het portaal zodra hij is ingelogd.’

Projecten en AI

Naast de herinrichting van werkprocessen en nieuwe manieren van communiceren, zien Bodde en Postma hun organisatie al een langere tijd veranderen naar een projectorganisatie. ‘We werken al een aantal jaren multidisciplinair en dat wordt alleen maar sterker’, aldus Postma. ‘Vroeger bleef je in je eigen hokje, daar kon je alles regelen. Inmiddels werk je echt samen met andere disciplines. Fiscalisten en accountants zitten veel meer bij elkaar. Je hebt één gezamenlijk belang en dat is die klant. Die moet je met elkaar zo goed mogelijk helpen’.

Bodde voorspelt dat ook robotisering en kunstmatige intelligentie steeds meer een rol gaan spelen. ‘Laatst kregen we de vraag: wat kun je nou met AI doen in de accountancywereld? Nou, er kan heel veel. Als we kijken naar onze fiscalisten, die gaan in de toekomst mogelijk kunstmatige intelligentie gebruiken voor fiscaal advies. Een goede AI kan met data uit verschillende bronnen waarschijnlijk een veel beter advies genereren dan een mens.’

Hoe ga je mee met je tijd?

Als het gaat om ontwikkelingen dan is bijblijven de grootste uitdaging, zeggen Postma en Bodde. ‘Het gaat allemaal steeds sneller. Voordat je goed en wel de ene trend hebt onderzocht, is er weer iets anders. Er wordt veel flexibiliteit van je organisatie verwacht en de vraag is hoe snel we kunnen meebewegen. Een nieuwe organisatie heeft geen ballast, die kan opnieuw beginnen en zich gelijk oriënteren op allerlei ontwikkelingen. Bedrijven die langer bestaan moeten nog van alles omzetten én hun klanten mee zien te krijgen.’

Toch denkt Postma dat bijblijven goed mogelijk is. ‘Wat je bij ons ziet is dat een goede doorstroming van personeel heel goed werkt. We hebben best veel jonge mensen in dienst. Die zijn lekker enthousiast en nemen de wat oudere werknemers mee in nieuwe tooling. De ouderen delen dan weer hun ervaring met de jonge honden.’

Ook is het goed als de ICT-afdeling alert is. ‘Bij ons wordt continu gekeken of er nieuwe digitale mogelijkheden zijn. Wij waren bijvoorbeeld een van de eersten waar klanten een kredietrapportage of publicatie digitaal konden accorderen en  indienen. Het was nog niet verplicht gesteld, maar we wisten dat het mogelijk was en dus wilden we het onze klanten aanbieden. Het is een speerpunt van KroeseWevers om voor onze klanten alle digitale mogelijkheden uit te nutten.’

Tot slot moet je blijven nadenken over de toekomst, vindt Bodde. ‘Het gebeurt te vaak dat bedrijven ad hoc nadenken. Wat gaan we morgen en overmorgen doen? Wij hebben strategische groepen gecreëerd om juist na te denken over waar we binnen drie jaar willen staan. De vier groepen die we hebben zijn 1. Business development, hoe krijgen we onze organisatie naar een zo hoog mogelijk niveau, 2. Middelen, wat is er nodig en stellen we beschikbaar, 3. Mensen, hoe halen we de juiste personen binnen en 4. Markt, waar hebben klanten behoefte aan en wat gaan we leveren.’

Die onderwerpen zijn niet voor niets gekozen. Het zijn de pijlers waar KroeseWevers op draait. ‘In de strategische groepen maken we afspraken voor de lange termijn, ook met de directie. Doorgaans is alles gericht op productie en productiviteit, maar dat werkt niet. We zeggen wel eens gekscherend dat we bij ICT iedere dag bezig kunnen zijn met problemen oplossen. Maar doe dat nou eens maandag tot en met donderdag en ga vrijdag nadenken over hoe je dingen anders kunt doen. Dat is het idee van de strategische groepen en we merken dat we veel meer bereiken.’