Best-of-breed vs best-of-suite in de accountancy: wat kies je?

Ga je voor een complete softwaresuite of kies je zelf welke applicaties en functionaliteiten je wil? Lange tijd was een suite een makkelijke keuze. We zeggen alvast: tijden zijn veranderd. Met de komst van de cloud en vrije uitgifte van API’s ben je veel flexibeler in welke systemen je gebruikt. In dit blog gaan we in op de verschillen tussen best-of-breed en best-of-suite applicaties in de accountancy.

Wat is best-of-breed en best-of-suite?

Om een weloverwogen keuze te maken tussen best-of-breed en best-of-suite, lichten we ze eerst voor je toe. Daarna gaan we in op de voor- en nadelen.

• Bij een best-of-suite aanpak werk je in de software van één en dezelfde leverancier, voor al je bedrijfsprocessen. Dus je CRM, accounting-, fiscale rapportage-, boekhoud- en salarissoftware zitten besloten in dezelfde applicatie. Hoewel deze ene applicatie in veel behoeften voorziet, is het moeilijk om te voldoen aan alle behoeftes. Met add-ons verrijk je je pakket, maar vaak heb je alsnog beperkte functionaliteit. Voorbeelden van best-of-suite leveranciers zijn AFAS of SAP.
• Bij best-of-breed schaffen bedrijven software aan van verschillende leveranciers om het beste aanbod voor elk toepassingsgebied in huis te halen. Dus het systeem dat ontwikkeld is om te excelleren in een bepaalde niche of bedrijfstak. Denk aan boekhoudsoftware bij de ene vendor en de aangiftesoftware bij een ander. Alle bedrijfsbehoeftes worden gedekt door een gespecialiseerde oplossing of doordat software specifieke problemen oplost.

Nadelen best-of-suite

1. Trage adoptie. Het duurt soms wel maanden of jaren voor een bedrijf werkt in een suite omdat je héle bedrijf de overstap moet maken naar een nieuwe applicatie.
2. Hoog risico. Als de software eruit ligt of traag werkt, kan niemand meer (goed) werken in je organisatie.
3. Matige functies. De add-ons die ontworpen zijn voor de integratie met de hoofdsuite zijn vaak niet best-of-breed waardoor je alsnog functionaliteit mist en concessies moet doen. Best-of-suite oplossingen bieden dus minder ruimte voor gespecialiseerde functies.
4. Vendor lock-in. Voordelig voor de aanbieder, maar mogelijk nadelig voor de afnemer. Je bent afhankelijk van één partij en overstappen naar een andere aanbieder is lastig.
5. Weinig innovatie. Omdat best-of-suite software veel verschillende functionaliteiten omvat, is er minder ruimte voor innovatie in de deelgebieden.

Voordelen best-of-suite

1. Snelle troubleshooting. Omdat alles besloten ligt in één oplossing, is het gemakkelijker om de bron van een probleem te identificeren als er iets misgaat.
2. Eén leverancier. Ondanks dat je afhankelijk bent van één partij voor je gehele softwarestraat, kan dit wel wat makkelijker schakelen zijn.
3. Consistente gebruikerservaring. In plaats van te switchen tussen verschillende applicatie-interfaces, werk je altijd binnen dezelfde interface.

Nadelen best-of-breed

1. Rapportage. Omdat een best-of-breed aanpak gebruikmaakt van diverse puntoplossingen, is het samenbrengen van data in één rapportage lastiger.
2. Aparte leveranciers. Best-of-breed systemen worden ontwikkeld en verkocht door afzonderlijke leveranciers. Bij integratie moeten systemen ook doorlopend onderhouden en geüpdatet worden.
3. Moeilijk inzicht in kosten. Omdat je je eigen softwarestraat samenstelt, is het mogelijk lastig inzicht verkrijgen in de kosten. Afhankelijk van welke licenties je waar afneemt zijn de kosten hoger of misschien wel lager dan wanneer je een gehele suite aanschaft.
4. Mogelijk complexer integratietraject. Als je besluit al je huidige applicaties te vervangen voor andere best-of-breed software en deze ook met elkaar integreert, duurt het implementatietraject mogelijk langer.

Voordelen best-of-breed

1. Complete flexibiliteit. Je bent niet gebonden aan een one-size-fits-all tool. Geen enkel bedrijf is hetzelfde en in een best-of-breed oplossing heb je de vrijheid en flexibiliteit om de meest geschikte tools voor jouw organisatie te kiezen.
2. Onafhankelijkheid. Als een systeem eruit klapt, kan de rest van je bedrijf gemakkelijk door blijven werken met de andere systemen.
3. Snelle verbeteringen. Best-of-breed SaaS applicaties verbeteren vrijwel direct bedrijfsprocessen en de productiviteit. Dat komt doordat je één onderdeel per keer aanpakt en niet meteen het softwarelandschap van je hele bedrijf op de schop gooit. Dit maakt het ook makkelijker wennen voor je medewerkers.
4. Veiliger overstap. Voor cloud-based best-of-breed oplossingen hoef je geen server aan te schaffen en de beveiligingssystemen en netwerkinfrastructuur worden minimaal beïnvloed.
5. Gerichtere investering. Je betaalt alleen voor wat je nodig hebt. De kosten van best-of-breed pakketten zijn beter afgestemd op de werkelijke vraag van iedere afdeling.
6. Innovatie. Omdat best of breed software zich concentreert op één specifieke taak, hebben leveranciers meer middelen om te investeren in innovatie en verbetering van hun softwareoplossing.
7. Future proof. Best-of-suite oplossingen staan erom bekend dat externe pakketten gemakkelijker integreren. Zo breid je gemakkelijk functionaliteit uit. Denk aan Power BI, Chat GPT en alle toekomstige mogelijkheden van AI.

Wat is beter: best-of-breed of best-of-suite?

Uiteindelijk hangt het van de behoeften van je bedrijf en complexiteit van je processen af. Als je op zoek bent naar een standaard oplossing, dan is best-of-suite wat voor jou. Zoek je maatwerk dan is best-of-breed de beste oplossing.

Zoals we aan het begin al zeiden, ben je met de komst van de cloud en de vrije uitgifte van API’s een stuk flexibeler in welke systemen je gebruikt. Door API’s vrij te geven breiden SaaS-leveranciers de bruikbaarheid van hun cloudapplicatie uit. Hiermee voegen ze functionaliteiten uit andere systemen toe.

Zo is het mogelijk om verschillende leveranciers te kiezen, deze te integreren via API’s en in korte tijd jouw ideale ‘suite’ samen te stellen. Ga je meteen voor best-of-suite dan loop je mogelijk tegen beperkingen aan. Best-of-suite systemen zijn meer rigide en integreren matig met andere systemen. Als je op dat moment wil switchen van applicatie dan sta je voor een grotere uitdaging dan wanneer je één schakel in het geheel vervangt.

Hybride model

Het is ook mogelijk om een suite bij bijvoorbeeld AFAS of SAP of meerdere applicaties van Exact af te nemen en deze aan te vullen met best-of-breed integraties. Op deze manier werk je in een soort hybride model. Dit lijkt de ideale oplossing, maar pakt in de praktijk anders uit.

Omdat grote softwareleveranciers de ‘technische deuren’ gesloten houden, is en blijft de integratie met andere systemen beperkt. Neem de volgende use case als voorbeeld:

De boekhoudsoftware is een van de belangrijkste systemen voor een accountant. Op het moment dat er een beperkte koppeling is, is er geen actueel overzicht van de status van een BTW-aangifte. Accountants zien bijvoorbeeld niet in hun AFAS-systeem of de BTW-aangifte al is geaccordeerd door de klant en of het al bij de Belastingdienst is aangekomen.

PinkWeb als gemeenschappelijke deler

Bij PinkWeb bewandelen we de best-of-breed weg. We geven onze klanten de vrijheid om zelf het applicatielandschap samen te stellen dat helemaal past bij hun bedrijfsprocessen. Met PinkWeb breng je al die informatiestromen samen in één krachtige applicatie en koppel je deze direct aan de KvK, banken en de Belastingdienst. Hierdoor is het uitwisselen van informatie met klanten en externe partijen gemakkelijk, snel en veilig.

Werken in één omgeving

De cloud software van PinkWeb zorgt ervoor dat jouw medewerkers en klanten werken in één herkenbare cloudomgeving in de eigen huisstijl. Zo heb je de mogelijkheden van een best-of-suite oplossing, met het maatwerk van best-of-breed applicaties. In onze App Store vind je verschillende mogelijkheden voor CRM, documenten delen en uitvragen, signing en SSO.

Eén centraal aanspreekpunt

Daarnaast heb je één centraal aanspreekpunt binnen PinkWeb voor al je vragen. Onze supportafdeling is de tussenpersoon voor al je vragen. Op deze manier hoef je niet met allerlei verschillende vendors te schakelen als je een vraag of probleem hebt.

Lees meer over PinkWeb voor accountancy

Integratie is onze kracht

Integraties zijn een belangrijke schakel in onze missie om handmatig werk te automatiseren. Zonder integratie moeten accountants handmatig documenten overnemen van het ene in het andere systeem. Een nulletje teveel of te weinig en een typefout is zo onschuldig nog niet!

Daarnaast beschikt PinkWeb over diverse rapportagemogelijkheden. BI-rapportages geven je inzicht in de belangrijkste KPI’s, snelheid van accorderen, app-gebruik, verschillen tussen vestigingen en meer.

Het eindoordeel

Voorheen waren bedrijven gedwongen om een hele softwaresuite in huis te halen onder het mom van ‘naadloze integratie’ en ‘gebruiksgemak’. Aan die belofte is nooit helemaal voldaan. Met PinkWeb haal je de geavanceerde functionaliteiten in huis van best-of-breed applicaties. API’s en de flexibele applicatiearchitectuur van de cloud maken het heel gemakkelijk om systemen met elkaar te integreren. Op deze manier bepaal jij zelf in welke systemen je werkt en welke functionaliteiten je in huis haalt.

Benieuwd naar de mogelijkheden van PinkWeb binnen jouw organisatie?
Vraag een demo aan!