SharePoint wordt steeds vaker gebruikt als document management systeem (DMS) door accountantskantoren. Vandaar dat wij een koppeling hebben ontwikkeld tussen SharePoint en PinkWeb. Met deze krachtige integratie ontsluit je SharePoint op een makkelijke en veilige manier naar klanten. Meerdere accountantskantoren ervaren de voordelen van deze koppeling. In dit blog lees jij waarom de koppeling tussen PinkWeb en SharePoint een must-have is voor accountantskantoren.

Zo werkt de koppeling

We hebben de Sharepoint koppeling zo efficiënt mogelijk gemaakt. Wanneer je een document uploadt in het Sharepoint-dossier van een klant, selecteer je zelf of dit document ook zichtbaar moet zijn in PinkWeb. Kies je hiervoor, dan staat het document meteen in het PinkWeb dossier. Je klant krijgt hier automatisch bericht van. De koppeling werkt ook andersom. Zodra een klant via het portaal een document uploadt, komt deze automatisch in SharePoint terecht. Geaccordeerde en ondertekende documenten kunnen na goedkeuring via de koppeling in het Sharepoint dossier worden teruggeplaatst. In de onderstaande video laat onze Mark Huys zien hoe de koppeling werkt.

Efficiënte dossiervorming in SharePoint

Accountants kunnen met de koppeling interne en externe documenten voor de klant in hetzelfde dossier plaatsen. In SharePoint kan je een document verrijken door de functionaliteit portal op ‘Ja’ te zetten. Het document wordt vervolgens gedeeld in PinkWeb. Klanten krijgen een melding zodra een document wordt aangeboden. Ook worden er automatisch notificaties en herinneringen gestuurd. Je hebt minder omkijken naar de status van documenten. Zo werk je efficiënt aan het vormen van een dossier.

Hoe werkt het dan met documenten vanuit een derde partij zoals Twinfield of Exact? Zoals eerder benoemd worden geaccordeerde documenten teruggeplaatst in Sharepoint. Dit is een ZIP-bestand welke het geaccordeerde document, accorderingsrapport, verzendrapport en eventueel andere documenten bevat. Hierdoor is de audittrail direct inzichtelijk in Sharepoint. Wanneer er bijvoorbeeld een OB vanuit een andere software in het portaal binnenkomt en wordt geaccordeerd door de cliënt, wordt deze naar de betreffende sharepoint klantmap verzonden.

Veilig delen als uitgangspunt

Accountantskantoren beschikken over veel persoonlijke en gevoelige gegevens. Het is daarom van belang om zo veilig mogelijk documenten uit te wisselen. Met de Sharepoint koppeling werk je extra veilig, omdat je documenten binnen beveiligde omgevingen blijven. Ook werk je veel efficiënter. Het is niet meer nodig om handmatig documenten te uploaden in PinkWeb of om uit te zoeken welke bestanden de klant heeft geüpload. Het delen en verwerken van documenten verloopt via PinkWeb. Als jouw klant een document upload in PinkWeb, dan wordt deze op de juiste plek in het SharePoint dossier opgeslagen.

Ook is het eenvoudig om de toegang tot documenten te beheren met Microsoft. Door middel van Entra kan je rollen en rechten beheren. Zo hebben alleen medewerkers toegang tot mappen of documenten, die nodig zijn om het werk uit te voeren.

Koppel SharePoint en PinkWeb

Beschik je over een Microsoft licentie en maak je gebruik van SharePoint? Dan heb je genoeg data opslag volgens je licentie. Het is dus niet nodig om data opslag te kopen. Dit is zeer voordelig. Maak dus ook gebruik van deze dataopslag. En omdat documenten niet op een fysieke server staan maar in de cloud, hoeft de accountant zich hier geen zorgen meer over te maken. Neem afscheid van je te dure server. Ook voldoet dataopslag in SharePoint altijd aan de hoogste veiligheidsstandaarden. Zo ben je verzekerd van veilig documentbeheer.

Wil jij meer weten over deze of één van onze andere koppelingen? Stel dan je vraag aan Lycke.