Een efficiënt ondertekeningsproces met PinkWeb

PinkWeb heeft als missie om de efficiency op kantoren zo veel mogelijk te vergroten. Ook het ondertekeningsproces verloopt tegenwoordig via de online omgeving en leidt zo tot tijdwinst en gemak. “We kijken voortdurend welke stappen geautomatiseerd kunnen worden,” zegt Marcel Janssen, Product Strategy Director bij PinkWeb.

PinkWeb Product Team: Marcel Janssen, Arjan Roelofs en Ewoud van de Putte

Het digitaal ondertekenen is niet nieuw; veel kantoren gebruiken al een ondertekenoplossing. “Maar de manier waarop deze in de bedrijfsprocessen is geïmplementeerd, loopt sterk uiteen.” Dat is de ervaring van Marcel Janssen. “Wat we veel zien, is dat kantoren het ouderwetse proces – van printen, ondertekenen, aan de klant versturen – gedigitaliseerd hebben. Dat lijkt een enorme verbetering. Maar feitelijk doorloop je als kantoor nog steeds dezelfde stappen, je hebt alleen die stappen gedigitaliseerd.”

Slimmer ondertekeningsproces

Het kan innovatiever, stelt Janssen, die hier met zijn team hard aan werkt. Zo streeft PinkWeb ernaar om stappen die niet per se nodig zijn, te automatiseren. “Dat is onze filosofie. Zo weet PinkWeb als spil tussen de verschillende softwareprogramma’s wie er binnen een bepaald bedrijf bevoegd is om bepaalde documenten te tekenen. Ook kan Pinkweb nu al veel stukken – zonder dat er mensenhanden aan te pas komen – archiveren in de juiste dossiers. We maken het ondertekeningsproces niet alleen digitaal, maar dankzij automatisering maken we het ook slimmer.”

Dat is volgens Janssen een proces dat voortdurend in ontwikkeling is. “We streven ernaar om steeds meer stappen te elimineren. Met de belofte van kunstmatige intelligentie en het gebruik van machine learning kunnen we nog meer automatiseren. Omdat alle documentstromen via ons systeem lopen, weten we al veel van de klant; wie mag er tekenen, wie mag welke dossiers inzien. Die gedetailleerde kennis kunnen we inzetten om het ondertekeningsproces te optimaliseren en automatiseren.”

Goedkoper en efficiënter

Binnen Pinkweb was het altijd al mogelijk om documenten te ondertekenen. Documenten ondertekenen, waarbij de ondertekening in het document zelf wordt opgeslagen, gebeurde lange tijd met twee externe oplossingen. Sinds vorig jaar heeft PinkWeb echter een geïntegreerde eigen oplossing daarvoor toegevoegd aan de online omgeving. Janssen vertelt dat de twee bestaande ondertekenoplossingen blijven bestaan. “We willen dat klanten kunnen kiezen – ze zijn er misschien erg aan gewend of hebben nog een contract lopen. Maar uiteindelijk levert de geïntegreerde oplossing van PinkWeb flinke voordelen op. Allereerst is deze gratis voor PinkWeb-gebruikers. Maar kantoren zullen vooral profiteren van een gestroomlijnd ondertekeningsproces dat hun werk efficiënter, veiliger en gemakkelijker maakt. Een fysieke token is ook niet meer nodig.”

Met de geïntegreerde oplossing van PinkWeb kunnen kantoren tegenwoordig op meerdere niveaus ondertekenen. Naast de geavanceerde handtekening, biedt PinkWeb nu ook SBR Assurance aan in de online omgeving. “Een uitstapje maken naar een externe tool is daardoor niet meer nodig; binnen PinkWeb kunnen accountants de verklaring bij de jaarrekening digitaal ondertekenen met hun persoonsgebonden beroepscertificaat.”

Voor accountants heeft dit, naast de soepele documentenstroom, nog een voordeel volgens Janssen. “Zij hebben niet langer meer een fysieke token, zoals een USB-stick of smartcard, nodig. PinkWeb werkt namelijk met persoonsgebonden beroepscertificaten in de cloud, verzorgd door certificaatautoriteit KPN. Dit voorkomt een hoop gedoe; fysieke tokens kunnen kwijtraken of ze zijn niet altijd bij de hand.”

Winst voor kantoor en klant

Meer gemak en efficiency voor het accountantskantoor is al een grote winst, maar de klant plukt vruchten van een geïntegreerde ondertekenoplossing. “Ze hebben een betere klantervaring omdat zij in dezelfde omgeving blijven. Bovendien biedt PinkWeb een app; daarmee kunnen klanten de stukken overal en op elk moment ondertekenen.”

Een soepel ondertekenproces is dus van cruciaal belang voor accountants om de betrouwbaarheid, veiligheid en efficiëntie van hun werkzaamheden te waarborgen. Als kantoor moet je streven om een document op een veilige en efficiënte manier te laten ondertekenen. Maar hoe zorg je ervoor dat het ondertekeningsproces naadloos integreert met jouw bedrijfsprocessen?

Lees het in de whitepaper ‘De winst van een soepel digitaal ondertekeningsproces’